2018年8月29日，秘书处代表团一行访问了NEAR主席会员地方政府湖南省的长沙市，就第12次全体会议有关准备事项与有关部门负责人进行了对接商讨。活动准备座谈会上，湖南省对外友好协会刘启峰副会长、易羽青主任科员出席了会议，就活动前期准备事项与工作进展交换了意见。

2018年10月29日至31日期间，将在中国湖南省张家界市召开第十二次NEAR全体会议。